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江苏省南京市民政局
婚姻登记档案是查证当事人婚姻关系的原始材料，对于证明当事人婚姻关系是否合法缔结或解除具有重要意义。建立婚姻登记档案制度，妥善保管婚姻档案，有效利用婚姻档案资源，维护婚姻当事人的合法权益，树立政府的良好形象，是婚姻登记机关的重要职责。
在婚姻登记管理工作中，常常遇到当事人在登记机关无档可查的情况。主要原因一是婚姻登记制度建立之初，档案管理尚未步入正轨，在此期间形成的婚姻档案或流失或损毁或根本就没有建立；二是文化大革命期间很多档案都未能保存下来；三是登记机关搬迁或登记职能发生转变过程中，将某一阶段的婚姻档案部分或整个遗失。这就使得许多查证工作无法正常进行，损害了当事人的合法权益，也影响了政府的形象。
加强婚姻登记档案的规范化管理，有利于完善我国的婚姻状况出证制度，提高婚姻登记机关的依法行政水平，保障婚姻当事人的合法权益。自1987年《中华人民共和国档案法》出台以来，我市婚姻登记机关将婚姻登记档案工作列入重要工作日程加以重视，特别是从1990年开始，我市各区县逐步实现集中登记工作，全市婚姻登记档案的管理工作逐步走上了规范化管理的轨道。据统计，全市现存婚姻登记档案约48900卷，最早的婚姻登记档案可以查证到1950年。
在加强婚姻登记档案管理过程中，我们主要做了以下工作：
一、坚持制度建设是搞好婚姻登记档案管理工作的保证
婚姻登记档案整理、保存、利用、移交是一项经常性的细致工作，建立一套完善的制度是这项工作顺利开展的关键。因此,市局要求各婚姻登记处都要制定相应的管理办法和制度，设立专门的档案室，购置专用档案橱柜，指定专人保管，并将婚姻档案管理列入全市婚姻登记工作百分考核目标管理，使婚姻登记档案管理工作每年上一个台阶。
二、强化培训工作是指导婚姻登记人员做好婚姻登记档案管理工作的关键
婚姻登记档案管理是我市每期婚姻登记工作培训的必不可少的内容，培训中反复强调，不厌其烦，使婚姻登记人员充分认识到做好婚姻登记档案管理工作的重要性、严肃性和必要性，也是每个婚姻登记人员的重要职责。
三、规范化管理是婚姻登记档案规范保存、有效利用的根本手段
一是从今年1月1日开始，全市统一使用民政部开发的婚姻登记软件，并将信息化建设列入全年目标考核，保证了婚姻登记档案登录的规范化；二是2000年以前的婚姻登记档案，由于不少在乡镇登记，档案整理十分马虎，每卷存档数量、每份存档内容、纸张大小等十分不规范，给查档、出证带来很多困难。对此，从2000年以后，在市档案局的指导帮助下，市局定制了10000份档案封面，免费下发给各区县，实现了全市婚姻登记档案存档内容一致，存档材料排序一致，每卷存档份数一致，档案封面包装一致。通过5-6年的艰苦努力，全市婚姻登记档案无论是在档案局还是在民政局都是统一规格，为查档、出证等提供了方便，使婚姻登记档案发挥了积极的作用。今年1月，民政部、国家档案局联合下发了《婚姻登记档案管理办法》，对婚姻登记档案的管理提出新的要求，我局及时进行了专题培训，指导各区县按要求对婚姻登记档案进行了重新整理。
四、积极寻求指导和配合是做好婚姻登记档案管理工作的有效途径
长期以来，市局和各区县民政局都坚持和市、区、县档案局密切配合，搞好协作，赢得了他们的理解、支持和帮助。多次请他们上门指导档案的装订和造册，协助档案的移交等。到目前为止，全市除少数区县的档案要10年才可移交外，大多数区县的婚姻登记档案都做到了跨年移交，大大减轻了区县在婚姻登记档案管理工作中保管、查询、出证等方面的负担。
通过几年的共同努力，我市的婚姻登记档案管理工作规范有序，确实迈上了一个新的台阶，但在工作中仍有一些问题，需要我们重视和解决。一是婚姻登记档案的登录的内容时有差错；二是归档其他类材料内容尚有待统一规范；三是有关出证记录、证件购买销毁记录等文书档案尚未建立和健全起来。
我们认为：婚姻登记机关除了做好婚姻登记档案管理的同时，也应积极做好其他文书档案的管理工作，因为它和我们的婚姻登记工作息息相关，能够充分体现婚姻登记机关的管理水平和能力，为窗口单位的创建工作提供依据和打下基础。
下一步，随着全市婚姻登记人员编制解决到位，我们将再进行一次强化培训工作，会对上述问题拿出规范性的意见，更好地指导全市，使婚姻登记工作再上新台阶。 |
