杭州市民政局

婚姻登记档案数字化，是婚姻登记信息化、规范化的重要基础。近年来，杭州市各级民政部门紧紧抓住市政府实施“市民卡” （市民卡是存有个人各种信息、有多种支付功能的智能IC卡）工程的有利时机，以婚姻登记工作规范化建设为抓手，以科学管理、为民服务为目标，统筹规划，扎实推进婚姻登记档案数据录入工作，取得了明显成效。

一、我市近年来推进婚姻登记档案数字化取得的成效

2004年，我市完成了婚姻登记信息化建设工作以后，全市实现在线登记。为提高信息化工程的作用，充分享受技术进步成果，我市开展了婚姻登记档案数字化建设。根据我市的实际，统筹规划，由少到多，由简到繁，有计划、分步骤地进行婚姻登记档案录入工作。

（一）涉外婚姻档案数字化。涉外婚姻登记档案由民政部门永久保管，《婚姻登记条例》出台之前，所有涉外档案都为纸质档案。为了实现数字化管理，2004年，我们组织人员对1987年—2002年的涉外档案数据进行录入。在认真清理涉外婚姻登记档案，分门别类，造册梳理的基础上，将涉外档案录入数据库。

（二）国内婚姻档案数字化。2005年初，我们与市信息办、市档案管理局等部门合作，开展国内婚姻登记档案录入工作。为做好这项工作，我们明确了录入标准、录入项目和录入内容，制定了详细的方案。首先搜集和接收纸质婚姻档案，经过档案扫描、数据录入、数据自动比对和修改确认等环节，最终形成正确的电子化数据。考虑到婚姻信息的隐私性，我们采取了有效的安全保密措施，与数据录入公司签订了保密协议，所有的数据录入都在数据处理中心完成，所有纸质档案都先扫描成图像文件，然后立即收回，数据录入过程不接触这些纸质档案。至2005年6月，国内婚姻登记档案录入工作全面完成，历时6个月摸清了全市婚姻登记档案的保管状况，为今后提取原始档案提供了准确的信息。这次档案录入的婚姻登记档案达52万对，市区解放以来所有的国内婚姻登记档案全部实现了数字化。

婚姻登记档案的数字化，极大地提高了婚姻登记机关的工作效率，方便了群众办事，受到当事人的一致好评。主要表现在：

一是工作效率显著提高。婚姻登记集中办理以来，婚姻登记员的编制减少，工作量相应增加。大量纸质档案的查询，需要花费时间和人力，有时为一个当事人的档案要花费几天甚至几周的时间，影响了日常婚姻登记工作。婚姻登记档案数化以后，婚姻登记档案查询极为方便，鼠标轻轻一点，就能查询到指定的档案。出具婚姻登记记录证明和无婚姻登记记录证明可以当场办理，减轻了工作量，提高办事效率。如西湖区婚姻登记处有工作人员4人，2005年共出具无婚姻登记记录1691份，人均423份，如果查询纸质档案，这样的效率是无法实现的。

二是群众办事更加方便。随着经济社会的发展，人民群众因房产交易、贷款、继承、出国、留学等要求婚姻登记机关出具相关证明的需求越来越大。婚姻登记档案实现数字化以后，缩减了办理时间，方便了群众办事，还解决了许多以前难以解决的困难。如香港居民李某夫妇60年代初在杭州登记结婚，但结婚证早已遗失，后因为房产的产权问题，需要提供结婚证，他们到下城区民政局婚姻登记处查询，工作人员很快就在电脑里搜索到他们的婚姻登记信息，并为他们出具了相关证明。这样的事例还有很多，这说明婚姻登记档案数字化建设真正方便了群众，为群众办了一件实实在在的好事。

三是实现了部门间的资源共享。婚姻登记档案数字化以来，大量婚姻登记信息具有了可复制性和重复利用性，婚姻登记信息的使用更加方便快捷。目前，我们已与人口计生、房管等部门签订了保密使用协议，实现了资源共享，婚姻登记档案得到了更加合理有效的利用。

二、几点体会

婚姻登记档案数据录入工作量大面广，而且事关人民群众的切身利益，不允许有半点差错。做好这项工作，需要付出很大的努力。回顾我市档案数据录入工作的过程，主要有三点体会：

（一）领导重视是关键。杭州市各级政府领导都十分重视婚姻登记档案数字化工作，将其作为婚姻登记管理的重点内容，摆上议事日程。加大宣传力度，通过新闻报道，工作成果展示等方式，大力宣传婚姻登记档案信息化建设的作用和意义。在数据录入的过程中，我们遇到了资料不全的困难。国内婚姻登记档案部分存放在乡镇、街道，因时间较长，有的字迹不清，有的已损毁。各区、县（市）和乡镇、街道高度重视，及时收集信息，查缺补漏，补充完善了已毁损的部分婚姻登记档案，确保了婚姻登记档案录入信息的完整准确。杭州市各级民政部门也高度重视婚姻登记档案数字化工作，将其列入年度工作考核目标，加强指导督查，从而保证了档案数字化工作的顺利实施。

（二）经费保障是基础。婚姻登记档案数字化是技术和资金密集型工程，需要投入人力、物力和财力。没有经费保障，数字化将成为一句空话。我们在制定年度经费预算时，提前介入，争取支持。另一方面，抓住市政府开展“电子政务”、“市民卡”建设的有利时机，从市信息办争取到60万元经费，使婚姻登记档案数字化有了充分的资金保障。婚姻登记机关工作人员少，数据录入最终需要外包给符合条件的企业来完成。通过市信息办统一招标，最终浙江正元智慧科技有限公司中标并完成了录入工作。

（三）部门合作是前提。我市婚姻登记档案数字化建设得到了兄弟部门的大力支持和配合。市信息办提供了资金，各地档案馆负责提供场地，民政部门负责指导档案录入。我们还与市档案局联合下发通知，对各地民政、档案部门提出了具体要求，确保该项工作顺利完成。在整个婚姻登记信息采集、归类、核准、录入过程中，市信息办、档案管理局及其他相关部门做到了积极配合，相互支持。